Na inwerkingtreding van de KEI-wetgeving moeten (proces)stukken, voor zover ondertekening wettelijk is voorgeschreven, elektronisch worden ondertekend. In art. 30c lid 3 Rv (nieuw) en art. 8:36d lid 1 Awb (nieuw) is bepaald wat onder een elektronische handtekening moet worden verstaan: ‘een handtekening die bestaat uit elektronische gegevens die gehecht zijn aan of logisch verbonden zijn met andere elektronische gegevens en die worden gebruikt door de ondertekenaar om te ondertekenen’. Met deze definitie heeft de KEI-wetgever kennelijk aangesloten bij de nieuwe Europese Verordening betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt (Verordening 910/2014, die met ingang van 1 juli 2016 Richtlijn 1999/93/EG heeft vervangen).

Waar in de wet ondertekening is voorgeschreven, is aan dit vereiste voldaan indien het stuk is ondertekend met een elektronische handtekening die voldoet aan de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen eisen, aldus art. 30c lid 3 Rv (nieuw) en art. 8:36d lid 2 Awb (nieuw). De algemene maatregel van bestuur waarnaar wordt verwezen, betreft het Besluit digitalisering. In art. 5 van dit Besluit worden de eisen waaraan de elektronische handtekening moet voldoen nader uitgewerkt:

  1. de ondertekenaar heeft zich geauthentiseerd met een middel dat voldoet aan de eisen gesteld in art. 3 van dit besluit; en
  2. zij is op zodanige wijze verbonden aan het elektronische bestand waarop zij betrekking heeft, dat de identiteit van de ondertekenaar, het moment van ondertekening en elke wijziging na ondertekening van het document kunnen worden achterhaald.

Een stuk dat langs elektronische weg is ingediend in het digitale systeem voor gegevensverwerking geldt als ondertekend (art. 30c lid 3 Rv (nieuw) en art. 8:36d lid 3 Awb). Om een stuk te kunnen indienen moet een partij eerst inloggen in het digitale systeem voor gegevensverwerking. Bij het inloggen moet die partij zich identificeren (waarvoor bepaalde authenticatie-eisen gelden; zie art. 3 Besluit digitalisering). Zolang een partij is ingelogd, bestaat tussen hem en de gegevens en stukken die hij indient een bepaalde associatie. Met andere woorden: indien een partij een stuk indient, dan zijn de gegevens van die partij gekoppeld aan het stuk dat wordt ingediend. Een aparte elektronische ondertekening van dat stuk is volgens de KEI-wetgever dan niet meer nodig.

Overigens is art. 30c lid 3 Rv (nieuw) niet van toepassing op akten als bedoeld in art. 156 Rv (nieuw) en ook niet op de ondertekening van documenten in een arbitrageprocedure als bedoeld in Boek 4 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering.